Jaarverslag: van papieren tijger naar leuk om te lezen

1. Een ludiek voorwoord

Oké, het is een uitdaging. En niet iedere directeur of leidinggevende is ervoor te porren, maar wie niet waagt… Pak eens uit met het voorwoord. Vraag de directeur om een persoonlijk verhaal in plaats van de zakelijke kijk op het afgelopen jaar. Fotografeer hem thuis of onderweg tijdens een werkbezoek in plaats van achter zijn bureau. Of vraag een stakeholder, of medewerker dit jaar het voorwoord te schrijven. Met een video steel je natuurlijk helemaal de show!

2. Kies een top-thema

Vaak is een jaar te vatten in een woord, een thema, een motto. Laat dit werkelijkheid worden en hang het document hieraan op. Dat kun je doen door verhalen te vertellen rondom dit thema, maar ook door je fotografie erop af te stemmen. Laat bijvoorbeeld medewerkers of andere personen met een bepaald beeldmerk fotograferen. Of kies voor een grafisch thema. Wat was het woord dat het afgelopen jaar binnen de organisatie kenmerkt? Woorden als innovatie, kansen, samenwerken zijn na een korte brainstorm heel creatief in te vullen. Kijk ook naar de actualiteit. Denk aan milieu, MVO, het nieuwe werken. Het zijn onderwerpen die je prima als leidraad kunt gebruiken.

3. Veranderen van vorm

Misschien ga je over van papier naar digitaal? Dat is al een verandering op zich. Is het verslag al vaker digitaal verschenen, dan is het nu misschien tijd voor video-interviews. Ga ieder jaar een stapje verder. Zo blijft het ook voor jezelf behapbaar en is het steeds weer een verrassing voor de lezer.

4. Echte verhalen blijven hangen

Zoek naar verhalen. Dat vinden lezers fijn. Een persoonlijke blik op het afgelopen jaar. En kies daarvoor niet alleen managers. Juist de verhalen van de ‘gewone man’ zijn leuk om te lezen. Ook mensen die samenwerken met de organisatie, of die vlakbij wonen hebben vaak iets te vertellen. Wat hebben zij gemerkt van de uitbreidingen, hoe is de nieuwe service bevallen en waarom vinden ze het bedrijf goed of juist iets minder? Durf hier ook de waarheid te publiceren. Echte verhalen doen het ‘m!

5. Bouw de spanning op

Wil je van de publicatie van je jaarverslag een moment maken, dan kun je in de aanloop alvast mensen ‘warm maken’. Bouw de spanning op door alvast wat quotes rond te spreiden, of deel een glimp van de cover via social media. Laat personeelsleden kiezen uit drie coverfoto’s en stuur de mooiste via de mail rond. Zeker als je een beetje geheimzinnig doet, zal er snel over gesproken worden. Zorg dan wel voor een verslag dat mensen positief versteld doet staan. Met verhalen die men echt wil lezen en foto’s die ze niet mogen missen. Anders is je moeite voor niets geweest.

6. Social sharen

Bedrijven die ook op social media actief zijn, kunnen op een verrassende wijze een compilatie maken van wat er online gezegd en geschreven is over de organisatie. De leukste, meest verrassende tweets, facebookberichten en instagram-foto’s kun je bijvoorbeeld door het verslag heen plaatsen. Of maak er een verhaal omheen. Wat viel de community-manager op. Waarom heeft ‘persoon x’ dat getweet, en wie heeft er last van gehad dat een bepaald bericht op Facebook is verschenen.

7. Het oog wil ook wat

Beeld is belangrijk in een jaarverslag. Als je wilt dat het verslag goed gelezen wordt, dan besteed je extra aandacht aan de verhalen achter die feiten en cijfers. Zeker als je wilt dat mensen over het verslag met elkaar in gesprek gaan. Verhalen blijven bovendien veel beter hangen. Je kunt cijfers duiden, verhalen scherper stellen en mensen een gezicht geven. Afhankelijk van het beeld dat je wilt schetsen, kun je een professionele fotograaf inzetten. Maar kijk ook eens welke beelden er door het jaar heen gemaakt worden door de medewerkers zelf. Door er een Instagram-achtige lijn in aan te brengen, volstaan zelfs snapshots van amateurfotografen. Dit vergt natuurlijk wel een tijdige voorbereiding. Wil je toch ook de cijfers erbij presenteren, zorg dan voor een mooie infographic, of een grappige animatie. Ook cartoons doen het goed als alternatief voor kale cijfers.

8. Betrek meer mensen bij je jaarverslag

Om een jaarverslag onder de aandacht te krijgen, heb je ambassadeurs nodig. Door meer mensen te betrekken bij het maken van dit document, gaat het meer leven. Mensen vertellen namelijk graag over projecten waaraan ze hebben meegewerkt. En als je stakeholders interviewt over de samenwerking met jouw organisatie, dan kun je ook extern rekenen op mensen die jouw verhaal delen.

9. Mooie praktijkverhalen in the picture

Een goed interview is een verademing naast de kale cijfers. Vraag een stakeholder over de samenwerking in het afgelopen jaar, laat drie medewerkers hun mening geven over het nieuwe meubilair dat een flinke investering was. Waarom werden die investeringen ook alweer gedaan? Waarom was de reorganisatie van die afdeling noodzakelijk en is het doel bereikt? Welke mensen verdienen extra aandacht? Laat de verhalen achter de cijfers zien. Ze maken je verslag menselijk en een stuk leuker om te lezen. Bovendien delen mensen graag hun persoonlijke verhalen op social media. Grote kans dat ze ook wat meepakken van de rest van het verslag.

10. Dynamische presentatie van cijfers: de infographic

Veel cijfers? Maak lijstjes, rijtjes, stip de belangrijkste aan in een jaaroverzicht. Door cijfers visueel aantrekkelijk te presenteren, worden ze beter gelezen én onthouden. Misschien gaan mensen er wel over in gesprek. Ook een goede infographic kan aanleiding zijn voor een discussie. Deze populaire manier om cijfers te presenteren laat mensen complexe cijfers ook beter begrijpen. Twee vliegen in een klap dus. In het jaarverslag van Geonovum is volop gebruik gemaakt van infographics.

11. Maak nieuwsgierig met een unieke ‘teaser’

Een kaart in de brievenbus met een prikkelende quote over het afgelopen jaar. Een filmpje op youtube, waarin je medewerkers en stakeholders confronteert met opvallende cijfers. Laat een unieke hashtag circuleren op Twitter om mensen alvast nieuwsgierig te maken. De mogelijkheden zijn eindeloos om de publicatie van je jaarverslag alvast onder de aandacht te brengen. Maar dan moet je natuurlijk wel zorgen voor een weergaloos eindresultaat waar nog lang over gesproken wordt.