Structureel contact houden met je achterban

12 com­municatie-­tips voor patiënten­organisaties

Communicatie met en tussen leden, patiënten of donateurs is de ruggengraat van je patiëntenorganisatie. Maar hoe doe je dat consequent, in minder tijd en tegen lagere kosten? We hebben 12 tips op een rij gezet.

1. Weet wie je ‘achterban’ is

Patiënten, naasten, leden, donateurs, experts, artsen… Vaak hebben patiëntenorganisaties verschillende doelgroepen met wie ze contact houden. Door deze groepen helder in kaart te brengen, kun je je communicatie ook beter afstemmen. Soms is een bericht namelijk voor iedereen interessant, maar een uitnodiging voor een lotgenotenbijeenkomst verstuur je natuurlijk niet naar je complete ledenbestand. Ook de ‘tone of voice’ in zo’n bericht is anders. Begin dus met het in kaart brengen van de verschillende doelgroepen. Ga je nog een stap verder, ontwikkel dan persona’s.

2. Verzamel e-mailadressen

Een nieuwsbrief versturen aan 10 mensen is zonde van je tijd. Probeer dus in het contact met patiënten, naasten en donateurs e-mailadressen te verzamelen. Heb je een flink bestand opgebouwd, dan wordt het interessant informatie via een nieuwsbrief te versturen. Misschien kun je dan zelfs wel je ledenmagazine digitaliseren of op den duur een enquête uitsturen om je doelgroep nog beter te leren kennen.

Het team van Digital Minds opereert onafhankelijk en voortvarend en vindt elke maand weer nieuwe onderwerpen en thema’s voor ons magazine.

Ivo Struik  | Directeur stichting zaadbalkanker

3. Kies passende communicatiekanalen

Facebook, Instagram, een nieuwsbrief, ledenmagazine en een online event. Natuurlijk wil je op alle plekken contact houden met je achterban, maar dat komt de kwaliteit van de communicatie niet altijd ten goede. Heb je moeite met het ‘bijhouden’ kies dan 2 of 3 kanalen waarvan je zeker weet dat ze werken voor jouw doelgroep. Dus kies niet voor Facebook als jouw leden daar niet aanwezig zijn. En besteed geen tijd aan een nieuwsbrief als je nog nauwelijks mailadressen hebt.

4. Maak een communicatie-jaarplanning

In een jaarplanning benoem je alle communicatiemomenten, waarvan je nu al weet dat ze gaan komen. Denk aan een landelijke collecteweek, de Week van de zorg, Wereldkankerdag of de jaarlijkse lotgenotenbijeenkomst van jouw organisatie. En vergeet de online publiekslezing niet. Plan ze in. Denk ook aan de communicatiemiddelen die je hierbij gebruikt. Weet je wanneer je gaat communiceren en met welke groep, dan kun je beginnen met het verzamelen van de benodigde informatie. Doe je dit goed gepland, dan geeft het veel rust en overzicht. Hier vind je meer informatie over het maken van een content kalender.

5. Verdeel de taken

Misschien ben je in je eentje verantwoordelijk voor de communicatie. Dan is het natuurlijk lastig om de taken te verdelen. Probeer dan vooral vast te houden aan je keuzes en het overzicht van je jaarplanning. Probeer de regie te behouden, maar besteed zaken wel uit. Kun je deeltaken doorgeven aan vrijwilligers, doe dat dan ook. Maak iemand bijvoorbeeld verantwoordelijk voor de posts op Instagram. Het is wel belangrijk dat jíj de kwaliteit bewaakt.

6. Maak de afzender duidelijk zichtbaar

Door in je communicatie de afzender duidelijk zichtbaar te maken, weten mensen ook bij wie ze moeten zijn voor suggesties of bijvoorbeeld ingezonden stukken. Wie weet zit er een enthousiaste schrijver in je ledenbestand. Een oproepje daarvoor doen kan natuurlijk ook.

Tegen artsen ‘praat’ je vaak anders dan tegen patiënten. Laat je uitingen daarom ook eens door iemand anders lezen.

Nadine de Keijzer | Contentspecialist

7. Spreek de juiste taal

In het maken van effectieve communicatie is de taal, of toon die je inzet heel belangrijk. Tegen artsen ‘praat’ je vaak anders dan tegen patiënten. Laat je uitingen daarom ook eens door iemand anders lezen. Roept het bericht nog vragen op? Dan pas je het aan. Spreek je de juiste taal, dan blijf je mensen binden en boeien.

8. Recycle content, maar blijf scherp op updates

Heb je niet altijd tijd voor een nieuw artikel, kijk dan ook naar berichten die je opnieuw kunt sturen. Vaak leest lang niet iedereen alles uit een nieuwsbrief. Misschien haken mensen pas later in het jaar aan. Het is niet erg als ze opnieuw gewezen worden op die interessante podcast, of een boeiend onderzoeks-artikel. Houd wel de actuele ontwikkelingen in de gaten. Als je een bericht van vorig jaar opnieuw plaatst, kijk dan of de inhoud nog actueel is en check ook even de gebruikte links.

9. Werk met thema’s die leven

Door elk jaar een aantal thema’s te kiezen waarover je wilt communiceren, weet je precies naar welke informatie je moet zoeken. Het maken van content gaat op die manier sneller dan wanneer je je steeds moet afvragen waarover je nu weer moet schrijven. Zie je een trend in de vragen die leden stellen? Haak daar slim op in met een themanieuwsbrief. Zijn er nieuwe ontwikkelingen in het ziektebeeld? Bekijk dat thema vanuit verschillende invalshoeken. Je voorkomt hiermee oppervlakkige communicatie.

10. Kies voor vaste rubrieken

Of je nu een nieuwsbrief maakt, of een ledenmagazine, door vaste rubrieken te kiezen, heb je altijd houvast. Persoonlijke verhalen zijn daarbij natuurlijk de belangrijkste. Dat is wat mensen willen lezen. En het handige is dat je deze verhalen het hele jaar door kunt vastleggen. Ga alvast op zoek naar 5 kandidaten en werk van daaruit verder. Fijn om er een paar ‘op de plank’ te hebben liggen voor volgende edities.

Ook op social media kun je kiezen voor rubrieken. Elke week een tip bijvoorbeeld. Die kun je vast vooruit maken. Kies daarnaast voor quotes uit de persoonlijke verhalen en haak in op actualiteiten. Zo blijft het behapbaar. Meer tips voor magazine makers? Lees dan onze 30 tips.

Ook bij een oudere doelgroep is het helemaal zo gek nog niet om af te stappen van papieren communicatie. Het kan flink in de kosten schelen.

Arthur Snaauw | Communicatiespecialist

11. Houd reacties goed in de gaten (moderator)

Een interessante discussie op Instagram kan heel waardevol zijn voor je patiëntenorganisatie. En soms stellen mensen vragen naar aanleiding van een bericht. Zorg dat jij of een ‘moderator’ deze berichten snel ziet en kan beantwoorden. Reageer je altijd laat, of helemaal niet, dan haken mensen af. Heb je weinig tijd om reacties te beantwoorden? Schakel dan de directe reactie-mogelijkheid uit. Vermeld dan de plek waar ze wél suggesties kunnen doen. Via e-mail bijvoorbeeld.

12. Digitaliseer mee en bespaar kosten

Ook als je te maken hebt met een oudere doelgroep is het helemaal zo gek nog niet om af te stappen van papieren communicatie. Iedereen raakt steeds meer gewend om digitaal te communiceren. Via het ziekenhuis heb je een eigen online patiëntenomgeving, de huisarts plant videoconsulten in en velen zijn ook op sociale media actief. Sluit daarbij aan. Bijvoorbeeld met een online magazine. Het kan flink in portokosten schelen en misschien speelt ook het milieuoogpunt mee?

Het zou mooi zijn als een paar van deze tips jou tijd opleveren om slim, efficiënt en planmatig aan de slag te gaan met die communicatie. Lukt het onverhoopt toch niet? Denk dan eens aan een communicatie-abonnement. Daarmee ben je structureel verzekerd van professionele communicatie met je achterban.

Verder praten of kennismaken?

Benieuwd waar het team van Digital Minds je patiëntenorganisatie mee kan helpen?

  • Geheel vrijblijvend
  • Als je wilt de volgende werkdag al contact
  • Al je vragen, doelen en uitdagingen komen aan bod